Persondata

Den 25. maj 2018 trådte EU’s nye persondataforordning General Data Protection Regulation (GDPR) i kraft.

Forordningen har indflydelse på den måde, Gefion Gymnasium behandler personoplysninger om dig, ligesom det har indflydelse på, hvilke rettigheder vi skal oplyse dig om.

Her finder du vores retningslinjer for, hvordan vi behandler dine personoplysninger, og hvilke rettigheder du har, hvis du er registreret hos os som elev eller som ansat.

Har du spørgsmål om vores behandling af dine personoplysninger og om dine rettigheder i den forbindelse, er du velkommen til at kontakte uddannelsesleder Andreas Lange eller vores databeskyttelsesrådgiver på mailadressen ansc@itcfyn.dk

Til dig der er gæst, censor, foredragsholder, brobygger, praktikant, jobansøger, afsender af post til skolen, håndværker, rengøringsmedarbejder eller opholder dig på skolens område iht. fx servicekontrakt, mv.: Sådan behandler vi dine personoplysninger (der henvises desuden til nedenstående; ”Generelle retningslinjer” samt retningslinjer for elever og ansatte).

I forbindelse med vores drift og administration behandler Gefion Gymnasium oplysninger om enkeltpersoner (personoplysninger). Hvis du har skrevet til, sendt os en jobansøgning, besøgt, kommunikeret eller samarbejdet med Gefion Gymnasium, eller hvis vores drift og administration i øvrigt har gjort det nødvendigt, behandler vi personoplysninger om dig.

Du kan læse nedenfor hvilke oplysninger om dig, vi må bruge, og hvad dine rettigheder er.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Gefion Gymnasium behandler de personoplysninger, som du selv giver til os, fx dine kontaktinformationer samt de oplysninger, der er årsagen til dit ophold på skolen eller din henvendelse.

Hvis du er brobygger, praktikant eller censor eller hvis du modtager et honorar fra os som fx foredragsholder eller bestyrelsesmedlem, registrerer vi også dit CPR-nummer.

Gefion Gymnasium kan også indhente oplysninger om dig fra andre end dig selv, hvis vi har hjemmel til det i lovgivningen eller du selv har givet samtykke til det på forhånd.

Som led i illustrationen af Gefion Gymnasiums hverdag, arrangementer og højdepunkter fotograferer og videofilmer vi nogle gange på skolens område. Der vil primært være tale om situations- og stemningsbilleder og –film. Disse fotos og film kan efter omstændighederne blive offentliggjort på vores hjemmeside og via forskellige medier (fx på skolens profil på sociale medier, i trykte publikationer, på plakater, reklamer, bannere, på skolens info-skærme samt i artikler i fx dagblade, aviser og på tv).

Hvis du ikke ønsker at blive fotograferet eller filmet som beskrevet, kan du sige det til fotografen. Derudover skal du selv være opmærksom på at holde dig ude af situationer, hvor der fotograferes eller filmes. Hvis du alligevel bliver fotograferet eller filmet, og fotografiet/filmen bliver vist fx på vores hjemmeside, kan du altid henvende dig til webmaster og bede om at få det fjernet.

Hvor behandles dine personoplysninger?

De personoplysninger, som Gefion Gymnasium behandler, vil blive behandlet og opbevaret i skolens it-systemer, hvortil kun skolens medarbejdere med tjenstlige opgaver der konkret berettiger til det, har adgang.

Dine rettigheder

Retten til at få orientering om behandling af dine personoplysninger: Du har ret til at få oplyst, at vi behandler personoplysninger om dig og hvorfor, jf. artikel 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen. Disse oplysninger får du her.

Hvis du ønsker mere udførlige oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte skolens kontaktperson eller skolens databeskyttelsesrådgiver (se kontaktoplysninger nedenfor).

Retten til indsigt: Du kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om dig, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne om dig, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra dig) samt hvem vi evt. videregiver dine oplysninger til, jf. art. 15 i databeskyttelsesforordningen.

Din ret til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om tredjemands oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22.

Retten til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger og eventuelt kræve, at oplysningerne bliver slettet, berigtiget eller begrænset, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til berigtigelse: Du kan få rettet eller suppleret personoplysninger om dig, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: du har ret til at få begrænset vores behandling af dine personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Gefion Gymnasiums behov for at kunne dokumentere vores administration og drift herunder overfor revisionen. Vi opbevarer sjældent personoplysninger i mere end 5 år fra udgangen af det kalenderår, registreringen angår.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: du skal kontakte uddannelsesleder Andreas Lange aml@gefion-gym.dk eller skolens databeskyttelsesrådgiver ansc@itcfyn.dk og oplyse hvilken ret, du ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige med dig i dit ønske. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, hører du fra os med en begrundelse for, hvorfor dit ønsker ikke kan imødekommes. Du vil i så fald få lejlighed til at udtale dig, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt dit ønske vil blive imødekommet. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19– 25.

Generelle retningslinjer
Retningslinje om ansvarsfordeling - dataansvarlig vs. databehandler
Retningslinje om behandlingsgrundlag
Retningslinje om brud på persondatasikkerheden
Konsekvensanalyseskabelon
Retningslinje om risikovurdering
Retningslinje om god databehandlingsskik
Retningslinje om databeskyttelsesrådgivere
Håndbog i behandling af personoplysninger
Forkortet udgave af håndbog i behandling af personoplysninger

For elever på Gefion Gymnasium
Retningslinje om de registreredes rettigheder
Retningslinje om fortegnelser over behandlingsaktiviteter


For ansatte på Gefion Gymnasium

Sådan behandler vi personoplysninger om dig som medarbejder
Retningslinje om de registreredes rettigheder
Retningslinje om fortegnelser over behandlingsaktiviteter


Når du søger job på Gefion Gymnasium

Vi opfordrer forældre og elever til ikke at kommunikere fortrolige eller personfølsomme oplysninger via Lectio. Kommunikationen bør i stedet ske via mail. Send en sikker mail til Gefion fra denne side.


Har du spørgsmål i denne forbindelse, er du velkommen til at kontakte enten os eller skolens databeskyttelsesrådgiver (DPO):

 

Gefion Gymnasium
Tlf.: 33 96 41 41
e-mail: info@gefion-gym.dk

 

DPO:
Anne Schultz
Tlf.: 51 38 32 53
e-mail ansc@itcfyn.dk